1. Отвечайте быстро. Ответ клиенту может быть сгенерирован роботом и сообщать о том, что обращение получено, его скоро увидит человек и напишет настоящий ответ.
2. Используйте принцип «Да, и…», делайте один дополнительный шаг в сторону клиента. Очень часто вопрос, который приходит в поддержку, это только первая часть, а у клиента в голове есть целый план — задайте вопрос об этом плане. Вы решали такую задачу для других ваших клиентов и скорее всего знаете больше о проблеме. Поделитесь экспертизой.
Например, на мой вопрос о кассе имело смысл посмотреть, являюсь ли я уже действующим клиентом, и если нет, то написать о том, как проста регистрация, а потом дать ссылку на инструкцию по связке кассы и платежного провайдера.
3. Реагируйте проактивно. Не дожидайтесь, пока пользователь сам обратится с проблемой. Настройте мониторинг основных «жизненных» показателей и ошибок и связывайтесь с клиентам, когда на радаре появится намек на проблему.
4. Категоризируйте обращения и принимайте решение на основе данных. У поддержки уже есть знание обо всех проблемах внутри компании, ее об этом редко спрашивают. Анализируя эти данные, можно получить огромное количество инсайтов, для выявления которых обычно нанимают дорогих консультантов и тайных покупателей.