КАК НАЗВАТЬ СРОКИ КЛИЕНТУ, ЕСЛИ СРОКОВ НЕТ

Катерина Виноходова

Идея этой заметки родилась, когда в общем чате я увидела сообщение нашего CEO:

Посыл «Не говорить сроки» возник из кейса, когда мы хотели постараться, но старались недостаточно и не успели выполнить обещание. Лучше вообще молчать, чем обмануть — казалось бы справедливо. Но это вредная установка: отказ от сроков равен отказу от ответственности за решение проблемы, а это признак дремучего непрофессионализма для тех, кто имеет дело с клиентами. На самом деле сроки следует говорить всегда, просто нужно «уметь их готовить». Как?

честно.заботливо.проактивно.

Фраза «сроков нет» запрещена. Откуда она возникает? Если решение задачи/проблемы/бага нетиповое, состоит из нескольких этапов решения, в которых задействованы разные команды со своими регламентами и очередью из других задач. Грубо говоря: сотрудник саппорта не может иметь ни малейшего понятия, когда возьмут в работу и починят баг, который найден только что: слишком много параметров, влияющих на оценку сроков. Что делать?

Решение любой задачи — это несколько шагов. На первом шаге мы не знаем, когда наступит пятый, но мы знаем точно, когда наступит второй. Используем это.

Объясняем клиенту, как будет решаться вопрос и называем сроки следующего шага или шага, сроки которого нам точно известны.

Похоже на баг, передаю задачу нашим тестировщикам, не позднее 16:00 я к вам вернусь и сообщу итоги. Далее задача пойдет на оценку, день оценки у нас вторник, как только разработчики оценят, во вторник я вам сообщу, в каком из спринтов окажется задача.

У вас тут вот не работает, когда починете?

Обычно продуктовая команда обсуждает новые запросы клиентов по средам, если фича будет принята в работу, ее нужно будет спроектировать, а потом оценить и определить приоритет, после этого мы поймем, сколько на нее нужно будет времени. Ждите тогда от меня в четверг промежуточный результат решения продуктовой команды.

А можете сделать фичу? А когда?

Мы готовим для вас персональное предложение, поэтому я хочу обсудить с руководством дополнительные услуги и скидки для вас, встреча у нас назначена на 18:00, поэтому документ уже подробнее я пришлю вам завтра не позднее 14:00.

А когда вы пришлете КП?

Всегда называем сроки дольше, а возвращаемся раньше.
Для простоты — умножайте на два. Если знаете, что вопрос решите завтра — обещайте послезавтра. Так вы убиваете двух зайцев: даете себе подушку безопасности и превосходите ожидания клиента, если повезет и вы реально успеваете сделать быстрее. Желание назвать сроки пораньше — коварное. Никогда не называйте сроки раньше, чтобы в моменте обрадовать клиента, если вы нарушите договоренности, будет хуже.

Я вернусь к вам:

Значит сообщаем сроки, когда узнаем сроки. Например.
Произошел сбой, что сломалось — непонятно, оценить сроки решения можно только разобравшись. В таком случае мы договариваемся с клиентом прямо и честно: «Нам нужен таймаут от получаса до 2 часов, чтобы решить по срокам, не позднее... я вернусь с апдейтом».

Когда мы обещаем коллегам сроки, то коллега — это наш клиент. Соответственно, если все действуют по этой инструкции, вероятность дезинформации минимальная.

У нас есть подушка безопасности для таких случаев с увеличением сроков для клиента — она дает нам фору.

Если ничего не сработало: как только мы понимаем, что дедлайн близко, а решения нет — мы сразу идем к клиенту и сообщаем о том, что сроки поменялись. РАНЬШЕ, чем мы договаривались с клиентом.

Договариваться с коллегами о пред-дедлайне на берегу. Например: если что-то изменится, сообщи мне за 4 часа до дедлайна. Таким образом вы даете себе время на ворк-эраунд и коллегу избавляете от позора, когда он за 5 минут до дедлайна говорит «ничего не готово, прости».